Como hacer un presupuesto de obra

Los presupuestos de obra pueden ser un factor de estrés para cualquier empresa, pero es recomendable tener todos los conocimientos necesarios para realizarlos sin ninguna complicación. En caso de no tener los conocimientos para la realización de un presupuesto profesional, también recomendamos solicitar apoyo de un profesional en este tipo de actividades y evitar cualquier dolor de cabeza en un futuro.Es importante recordar que los clientes siempre revisan los presupuestos con una lupa y no hay lugar para ningún tipo de error importante. Teniendo esto en cuenta, es recomendable siempre revisar los datos de los presupuestos y toda la información incluida en el documento.

En el mundo de los proyectos, específicamente en los proyectos de construcción, el presupuesto es una de las bases fundamentales para una correcta realización. Además, está puede ser una oportunidad para obtener un buen contrato en una licitación o generar una impresión profesional al cliente. En cualquiera de los casos, es necesario un presupuesto de obra atractivo para generar muchas más contrataciones y tener toda la información estructurada requerida por un comprador.

Sin embargo, existen muchas empresas de construcción que no conocen la importancia de este paso importante. Por lo que generan una sensación de inseguridad al comprador y terminan perdiendo muchos contratos frente a la competencia. Teniendo en cuenta lo anterior, es momento de conseguir un mejor posicionamiento en el mercado de la construcción y obras. 

¿No sabía que los presupuestos de obra son muy importantes? No hay nada de qué preocuparse. A continuación, explicaremos todo lo que necesita conocer acerca de los presupuestos de obra, las etapas para hacer uno, lo que debe contener, cual software usar, los beneficios y algunos consejos antes de realizar un presupuesto.

¿Qué es un presupuesto de obra?

Este concepto puede parecer muy obvio y es algo que todos en la industria de la construcción deberían manejar; pero es importante establecer una referencia. En nuestro caso, definimos al presupuesto de obra como: “el costo total estimado que tiene un proyecto de construcción, y la especificación de cada uno de los conceptos de cada costo que son parte del costo total estimado”. En otras palabras, es la cantidad de dinero que solicita una empresa de construcción para elaborar una obra, y explica las razones por las que tiene ese costo.

Un presupuesto de obra puede contemplar muchas cifras y costos, pero también es importante expresar todas las condiciones e información relevante para el pago de este proyecto. Además, este presupuesto debe estar firmado y deberá reflejar la mayoría de la información personal del cliente, para demostrar que está de acuerdo con el presupuesto antes de empezar con la obra. 

Etapas para hacer un presupuesto de obra

1. Analizar y estudiar toda la información de la obra

2. Determinar todos los costos implicados en la obra 

3. Calcular precios y cotización de los materiales

4. Revisar y corregir el presupuesto de obra

5. Presentación del presupuesto de obra

En el momento en que un cliente contacta a una empresa de construcción, es posible empezar con el pie derecho y ofrecer toda la información que el cliente solicita. Sin embargo, en algún momento llegará la pregunta de doble filo que a nadie le gusta responder “¿Cuánto puede costar esta obra?”. Es por esto que se debe realizar un presupuesto profesional, realista y atractivo para que al cliente no le quede lugar a dudas, que la empresa está para ayudarlo en todos sus requerimientos. 

Ahora, usted se podría estar preguntando ¿Cuáles son los pasos para hacer un presupuesto de obra profesional? Es aquí donde podemos ayudarle. A continuación, explicaremos todos los pasos indispensables para hacer un presupuesto y no fallar en el intento:

1. Analizar y estudiar toda la información de la obra

En cualquier tipo de proyecto o construcción, es necesario tener una base e ingeniería previa para la fabricación y obtención del producto final. Es por esto que la ingeniería básica y la ingeniería de detalle, son los factores que toda empresa de construcción debe tener antes de pensar en comenzar una obra o pensar en calcular un presupuesto. Además, existen muchos otros requerimientos que no están contemplados al inicio que deben incluirse en el presupuesto inicial. 

Si queremos empezar desde el principio, recomendaremos estudiar los siguientes aspectos para comenzar a redactar un presupuesto con bases y fundamentos claros: 

  • La ubicación de la obra y la distancia que deben recorrer todos los materiales.
  • Cuál es el tipo de obra y las dimensiones que se deben construir.
  • Qué tipo de requerimientos se necesitan para la obra. En este caso, pueden ser legales y técnicos exigidos por la ley.
  • Cuál es el tiempo calculado para la finalización de la obra. 
  • Presupuesto inicial dada por el cliente (en caso de que el cliente establezca el máximo)

Esta es una simple basé para tener una buena idea de cómo empezar, pero siempre recomendaremos que se complemente esta pequeña lista de factores con todo lo que la empresa considera necesarios.

2. Determinar todos los costos implicados en la obra 

Al terminar de estudiar toda la información relevante del proyecto, es momento de empezar a determinar costos y considerar cada uno de los elementos (partidas) encontrados anteriormente. Normalmente, se utilizan los precios unitarios en cualquier tipo de presupuesto, es decir, el precio que equivale a la cantidad de un (1) elemento. Es importante aclarar que un precio unitario puede ser por una tonelada, un kilogramo, un gramo o por unidad de algún elemento.

En todo proyecto, se pueden encontrar diferentes tipos de costos asociados. Sin embargo, los dos principales costos que son indispensables calcular son:

  • Costos directos: este tipo de costos tienen un gran peso en la ejecución del proyecto y son la base principal para la ejecución de cada actividad relacionada al proyecto. Algunos ejemplos de los costos directos son: 
  • Materiales para la construcción.
  • La mano de obra necesaria para la construcción de la obra. 
  • Equipamiento, maquinaria y herramientas requeridas para la ejecución de la obra. 
  • Costos indirectos: Este tipo de costo es el que no se vé tan fácil en la elaboración de la obra, son generados por las actividades y no pueden medirse la mayoría de las veces. Algunos ejemplos de los costos indirectos son: 
  • Fuerza laboral que no tiene un impacto directo en la obra. Estos pueden ser de la parte administrativa, seguridad, limpieza, etc. 
  • Insumos de oficina o indumentaria necesaria para procedimientos auxiliares requeridos por la obra.
  • Insumos requeridos por el personal de la obra.
  • Servicios básicos como la electricidad, agua y gas. 
  • Gastos varios requeridos mensuales por el personal técnico encargado de la obra. 

En otras palabras, este es el momento en el que no puede faltar ningún tipo de costo asociado al proyecto. Además, es uno de los momentos más importantes del presupuesto, debido a que un pequeño error aquí, podría costarle miles de euros a la empresa. Por otra parte, siempre se recomienda colocar un 10% adicional al presupuesto total para cubrir eventualidades inoportunas. 

Adicionalmente, también recomendamos colocar las utilidades que vá a recibir la organización al final de todo el presupuesto, debido a que lo más probable es que este factor va a cambiar algunas veces y debemos encontrarlo con facilidad.

3. Calcular precios y cotización de los materiales

Es momento de calcular el presupuesto total, solamente si se tienen las cantidades exactas de los materiales que se usarán en cada sección de la obra, y todos los requisitos que serán un costo. Además, es momento de buscar a los proveedores con el mejor precio y encontrar el mejor trato posible. 

Cuando hablamos del cálculo de material, es posible realizar un documento que especifique las cantidades de los materiales y el costo de cada una de estas zonas. Esto es una librería  de unidades de obra y puede ser un anexo valioso para el cliente, porqué le permitirá reajustar el presupuesto de manera más precisa. Es importante recordar que los presupuestos son un trato formal y que al aceptarlo, todo error debe ser asumido por la empresa de construcción; es decir, siempre hay que revisar más de dos veces la estructuración y precios del presupuesto.

4. Revisar y corregir el presupuesto de obra

Un presupuesto de obra es el precio que el cliente tiene que aprobar para empezar una construcción, y es muy importante que todos los costos estén presentes en este documento. Además, no hay lugar para cometer errores de ningún tipo, por lo que es de suma importancia hacer una revisión final y corregir todos los errores al calcular el presupuesto de obra.

Existen diferentes partidas y elementos en los cuales es muy común encontrar errores, lo cual podría afectar las ganancias (utilidades) directamente de la empresa de construcción. Si no sabes cuales son, te los mencionaremos a continuación: 

  • Lista de materiales necesario, calidad y cantidades para toda la obra
  • La utilidades que obtendremos de la obra
  • Medidas de los elementos descritos en ingeniería de detalle. 
  • Cantidad de mano de obra directa e indirecta.
  • Precios que deben ser actualizados según el mercado del momento.
  • Formas de pago de la obra y acuerdos en cuanto a la actualización del presupuesto.

5. Presentación del presupuesto de obra

¿Ya están listos los cálculos del presupuesto de obra? Si es así, entonces es momento de realizar el documento final del presupuesto con cada uno de los requerimientos, y conseguir un software para presentarlo. Existen diferentes tipos de software para hacer presupuestos de obras integrales, y muchos se pueden encontrar desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. Algunas de estas aplicaciones pueden ser word, excel, properly, BrickControl o Procore. 

Es importante que la presentación del presupuesto se vea de manera profesional, que contenga todos los datos del proyecto y los datos relevantes del cliente. Este es el momento de la verdad, y donde el cliente podrá dar una respuesta para empezar o rechazar el proyecto. 

¿Cuáles son los aspectos que debe tener un presupuesto de obra?

Son muchos los puntos que se deben abordar en un presupuesto de obra, por lo que muchas veces pueden faltar datos importantes o no podría estar tan detallado como el cliente o la ley lo requiere. Cualquiera que sea el caso, siempre conviene tener al cliente informado de cada uno de los gastos para generar mayor confianza al empezar cualquier obra o construcción.

En caso de que no sepa cuales son los elementos que debe tener un buen presupuesto de obra, mencionaremos algunos a continuación: 

  • Materiales: existen muchos tipos de materiales y calidades que se pueden usar en una obra. Es por esto que se deben colocar los datos más relevantes de los materiales a usar en los anexos del presupuesto. Algunos de estos datos son: 
  • Calidad
  • Cantidad
  • Tipo o nombre
  • Estado de los materiales (en caso de ser usados, es necesario que el cliente firme una autorización para adquirirlos y usarlos)
  • Datos organizacionales: todo presupuesto de obra debe tener datos básicos de la empresa que lo desarrolló y propuso. En este caso, algunos de los datos que son indispensables colocar en el presupuesto son: 
  • Nombre de la empresa
  • CIF o NIF (número de identificación fiscal)
  • Números de contacto
  • Dirección física de la empresa
  • Dirección de correo electrónico
  • Datos del comprador: Al igual que en el apartado de la organización, es colocar solo la información básica del cliente y todos los acuerdos expresados al momento de empezar la obra. Sin embargo, le mencionaremos los siguientes datos que debe tener en cuenta: 
  • CIF o NIF del cliente (número de identificación fiscal)
  • Nombre del cliente
  • Locación y estado en el que se encuentra la propiedad o el sitio a realizar la obra. 
  • Resultados acordados que recibirá el cliente al finalizar la obra
  • Fecha y firma del cliente y la empresa: Este punto validará que el cliente estuvo de acuerdo con el presupuesto y la fecha en que se firmó. 
  • Plazo y precio final de la obra: Estos son los datos que fijarán el precio final que incluye IVA y el lapso de tiempo para la entrega finalizada de la obra.  
  • Tipo de facturación por servicios profesionales: existen muchas formas de cobrar el trabajo en el nicho de la construcción, por lo que es necesario especificar si se cobrará por la mano de obra, metros cuadrados construidos, superficie o volumen total de la obra. 
  • Promociones: A cualquier cliente le gusta encontrar alguna rebaja o promoción, por lo que es importante anexar las ofertas en caso de que apliquen al presupuesto. 
  • Información de la garantía: Todas las instalaciones eléctricas o de tuberías deben tener una garantía en caso de tener errores al realizar las instalaciones. Es por esto que se debe establecer una duración y tiene que estar plasmada en el presupuesto.
  • Medios de pago: Este elemento solo indica la forma en la que el cliente realizará el pago de los servicios. Estos métodos pueden ser por transferencias bancarias, cheques o efectivo. 
  • Modalidad de pago: Existen casos en que las obras son un poco extensas, por lo que el cliente debe adelantar una parte del precio total para adquirir todos los materiales y la mano de obra. Es por esto que debemos dejar claro el uso que tendrá este tipo de adelantos.

Consejos para hacer un buen presupuesto de obra

Realizar un presupuesto de obra por primera vez puede ser algo frustrante o un reto total, pero es posible lograrlo y sin ningún error considerable. Es de vital importancia tener una buena presentación de los presupuestos para conseguir contratos, ofrecer un ambiente de profesionalismo y evitar cualquier situación incómoda en el futuro. Es por esto que le recomendamos leer los consejos para hacer un buen presupuesto de obra: 

  • Tener una visión clara del alcance de la obra y solicitar cualquier tipo de información que falte. 
  • Calcular la cantidad de materiales correctamente de los planos de ingeniería de detalle y corroborar más de 2 veces los cálculos. 
  • Estimar toda la cantidad de material que podría ser necesario en caso de tener alguna eventualidad o error al desarrollar la obra. 
  • Realizar un check list con todas las partidas y asegurarse que no se escapa ningún elemento importante como permisos o estudios de suelo.
  • Colocar una utilidad suficientemente buena para poder negociar el precio final del proyecto sin tocar la calidad o cantidad de materiales. 
  • Evitar sentir presión por el cliente y ser sincero en todo momento con respecto a los precios del presupuesto. 

Conclusión

Los presupuestos de obra pueden ser un factor de estrés para cualquier empresa, pero es recomendable tener todos los conocimientos necesarios para realizarlos sin ninguna complicación. En caso de no tener los conocimientos para la realización de un presupuesto profesional, también recomendamos solicitar apoyo de un profesional en este tipo de actividades y evitar cualquier dolor de cabeza en un futuro.

Es importante recordar que los clientes siempre revisan los presupuestos con una lupa y no hay lugar para ningún tipo de error importante. Teniendo esto en cuenta, es recomendable siempre revisar los datos de los presupuestos y toda la información incluida en el documento.